作者：Veritas 香港及台灣區董事總經理郭顯達
IT 環境日趨複雜，機構 IT 主管的當務之急，是及早妥善管理不斷增長的數據儲存量，並從中發掘可觀的商業價值。Veritas 早前發表的《數據基因指數》（Data Genomics Index）指出，檔案級別的數據於過去七年間的年增長為 39%，隨之增加數據儲存及管理的壓力。目前許多本地機構只著眼於升級硬件，增加儲存容量作應對之策，卻甚少制定全面的策略，審視數據本身的商業價值。
近半儲存數據無人知曉
報告亦指出，有 41% 檔案屬於至少三年來無人知曉的陳舊數據（Stale Data），當中 12% 更於過去七年內未曾開啟。換言之，機構每 10PB 的數據中，有 95 億個檔案已閒置了超過三年，而且每年更需要動輒 2,050 萬美元去管理。
同時，值得大家注意的是，平均達 20% 的陳舊數據屬但內容豐富的檔案，例如簡報、文件、試算表和文字檔案等等，當中所佔整體的儲存容量比例較高，亦是機構值得關注的地方。另外，孤兒數據（Orphan Data）亦為機構帶來龐大儲存負擔。這類數據亦屬內容豐富的檔案類型，儘管只佔所有檔案數目的 1.6%，惟所佔的整體儲存空間卻達 5.1%，平均檔案大小亦較一般檔案所多出 222%。
報告又認為，對於這些內容豐富的檔案，如採用檔案系統進行歸檔，可望減省 50% 或以上的儲存成本，帶來可觀的業務機遇之餘，亦能提升逾 200 萬美元的成本效益。
85% 的數據屬「暗數據」
Veritas 另一份 Global Databerg Survey 報告亦指出，僅 15% 的整體儲存數據具商業價值，其餘 85% 則被視為「冗餘、過時或瑣碎（ROT）」或「暗數據」（Dark Data）。機構若對這類數據置之不理，預計到 2020 年，所花的管理成本，將累計達至 3.3 兆美元。
機構的數據儲存量不斷增加的原因有三：
第一，IT 主管往往只從如何管理數據量方面著眼去制定 IT 策略，而非如何發掘箇中的商業價值；
其次，雲端應用及儲存方案以「免費」的儲存空間提供，廣受採用；
第三，僱員無視機構的數據政策，利用機構所提供的儲存空間作個人用途，儲存包括個人身份文件、圖片、法律文件、音樂、視頻及遊戲等的非結構化數據，最終令機構的儲存成本超出預算，並帶來業務風險。
物色數據管理人才 尤關重要
有見及此，機構必須及早制定全面而有效的數據管理及保護策略。很多香港的機構正積極尋找方法，有效管理及保護他們的數據。儘管香港面對各項經濟不明朗的因素，Gartner 預計香港機構今年在軟件上的支出將會增加 7.3%。另一方面，機構亦明白到數據管理和相關人才培訓的重要性，不少機構開始仿傚海外機構的管理模式，設立數據總監（Chief Data Officer，CDO）或數據科學家（Data scientist）等職位，專門負責管理、整合、分析及保護機構數據，推動業務發展。
以下三項建議，相信有助推動本港的機構進一步提升對數據的管理及控制，甚至用來優化業務並提升營運效率。
- 提高數據透明度 （Gain Visibility）
能夠從本身所儲存的數據中，識別出哪些屬於暗數據及其所帶來的潛在業務風險，並進一步發掘箇中價值。由於傳統 Office 格式數據的儲存比例較高，佔整體陳舊數據儲存量的 20%，機構可以先由此著手，並將之進行分類及歸檔。這方法可為機構每年節省大約 200 萬美元的儲存成本。另一方面，孤兒數據往往包括知識產權資料，信用卡資料，個人身份資料和客戶資料等敏感資訊，IT 主管亦應及早了解所蘊含的風險，並實施有效的數據管理。
- 制定數據分類策略 （Take Action）
透過歸檔、分類和刪除「冗餘、棄置或瑣碎（ROT）」的數據後，機構便能作出更好的商業決策。縱使機構在推動數據分類政策的過程中，包括為用戶數據建立、實施和執行檔案分類，面對重重困難，他們仍須努力執行政策，以符合法規及減低管理風險。透過檔案分類，了解數據分類的基本特性，IT 主管能更容易找出重要資訊的所在位置。面對龐大的陳舊數據，以及多項管理數據的可行方案，機構必須因應各項業務的重要性，作出明智的數據管理決策。
- 制定數據管理及保護方案 （Assume Control）
鼓勵僱員遵守機構數據政策，同時亦應定期進行員工培訓，確保他們切實了解機構的數據政策。
透過一系列完善的資訊管理解決方案，機構便能夠在簡易，可擴展、具彈性及有遠見的數據保護策略下，拓展數碼化業務，提升業務競爭力。