自動簽名機（Autopen）是年代已久的產物，最近再度成為新聞話題，引發由自動簽名機所簽的名是否具法律效力等疑問，波及到電子簽名（e-signature）是否也存在同樣問題？今次詳解電子簽名在當今數碼化時代的重要地位。
近年流行的電子簽名，屬於在數碼文件上進行的簽署方式，是企業實現無紙化業務流程重要一環。尤其近年部分企業常進行跨地域協作，簽署合約等文件，能夠通過電子處理加快程序。
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甚麼是電子簽名？
電子簽名是在數碼文件或電子交易中附加的數據，表示簽署者的身分和同意，具有與手寫簽名相同的法律效效力。現時已廣泛在商業合約、法律文件等採用，甚至是現代簽名的形式之一。
電子簽名按技術和法律分三類：
- 簡單電子簽名（SES）：輸入名字或圖像簽名，甚至包括點擊「同意」按鈕，使用簡單，但安全度較低。
- 高級電子簽名（AES）：用上公開密鑰基礎（PKI）加密技術，確保簽署者的唯一身分，而且防止在簽名之後篡改文件。
- 合資格電子簽名（QES）：需要加密證書和安全設備，如智能卡，進一步認證簽署者的身分。
由於 AES 和 QES 涉及較嚴謹的身分驗證，視被為數碼簽名技術。用戶通過電子簽名方案為文件簽署，在法律上等同手寫簽名，而且毋須實體接觸，文件能夠通過電子傳送完成簽署。
自動簽名與電子簽名分別
自動簽名與電子簽名的分別，從不同角度比較：
| 媒介 | 技術 | 安全 | 用途 | |
| 自動簽名 | 紙張文件 | 機械臂連同墨水筆，在紙張上複製簽名 | 安全較低，容易偽造 | 簽署大量文件，政府和名人常用。 |
| 電子簽名 | 數碼文件 | 在數碼文件上加上簽名數據，如涉及更高安全度的簽署，更附設加密技術 | 安全度高，尤其 AES 和 QES 驗證身分及文件的完整性 | 網上交易，商業和法律廣泛使用。 |
電子簽名法律效力
電子簽名的概念最早由聯合國在 1996 年提出聯合國國際貿易法委員會電子商業模範法（UNCITRAL Model Law on Electronic Commerce），其中第七條提到高度建議各國發展電子簽署法例。美國在 2000 年通過《電子簽名法》（E-Sign Act》確立電子簽名的法律地位。歐盟在 1999 年跟進聯合國的建議提出主法，到 2014 年正式生效電子身分認證和信任服務條例（eIDAS）。
香港的電子簽名法例《電子交易條例》在 2000 年生效，也在 2024 年 1 月作出修訂，已經為大多數合約認可接受。
電子簽名的好處
企業落實電子簽名能將業務流程走向全電子化、無紙化。電子簽名有幾個好處：
- 不受地域限制：通過電腦、智能電話或平板電腦都可以完成簽名。
- 提高效率：即時傳送給用戶，簽署後又即時傳回。
- 保護文件：經過多重驗證身分，使已簽署的文件具有唯一識別。
- 方便儲存和查閱：由文件管理方案儲存和歸檔，配合檔案搜尋功能容易尋回。
- 環保：落實無紙辦公室免除使用紙張，也毋須處理紙張文件。
電子簽名在各行業的用途
電子簽名或數碼簽名在商業上愈來愈普及，除了面向合作夥伴、企業內部，更多開始給消費者客戶。
- 網上服務使用條款：網絡服務或流動應用程式在使用前，用戶先要按「同意」條款方可使用，屬 SES 之一，為服務供應商的免責，亦是用戶在法律上同意內容。
- 登記參加活動：例如工作坊、會議等，用戶填寫表格，需要「同意」條款方完成登記，更甚選擇「允許」接收推廣訊息，亦是電子簽名的一部分。
- 銀行服務：用戶在流動程式申請銀行服務，如認購基金等，通過智能電話的容貌識別功能作身分認證，完成 QES 的進階數碼簽署。
- 商業合約：例如中小企採購合約，通過電郵傳送合約，經雙方數碼簽署確認交易。
- 企業人力資源部門：隨著企業實行遙距工作，招聘過程亦電子化，簽署僱員合約經數碼署簽完成。
- 地產代理合約：屋主委托地產代理放售或放租，經電子簽署委托合約。甚至有外國租屋網站將整個租賃過程電子化，雙方的租約也通過數碼簽署完成。