在數碼化時代，無論是個人整理文件，或是公司實施文件電子化政策，將紙張文件變成數碼版本儲存，已是減省保存文件空間的主流方法。不過，在數碼化過程中若沒有妥善的工具協助，便需要花耗大量時間處理不同的工序，個人用戶往往因此在放棄邊緣掙扎，員工迫於無奈要閣置手上的工作騰出時間處理。因這個繁複的過程，獨立式文件掃描器（ Document Scanner ）在面對多功能打印機及免費智能掃描流動應用程式的競爭中，至今仍大有市場。佳能增設小型座枱式 imageFORMULA R40 ，為 SOHO 用戶、部門小組、外展團隊等等提供更快捷、更簡便及更可靠的掃描器，在瞬間完成重複、耗時又沉悶的文件掃描工作。
多功能打印機的普及並沒有取代獨立式掃描器的地位，在於後者的價值、效能及體積均具優勢，特別是要在短時間內處理不同尺寸及質地的文件，包括的士、食肆、購物等收據，各式各樣的收據要一次過處理，除了企業級文件處理系統，大概只有獨立式掃描器能快速辦妥。
小型座枱式 R40 文件掃描器的黑白及彩色掃描速度高達每分鐘 40 頁，媲美企業級多功能文件打印機的掃描功能。加上佳能的影像處理技術、集團旗下 I.R.I.S. 的 OCR（ 光學字符識別 ）引擎，令文件掃描高效又精準，最重要放在工作枱上不阻空間。而且 R40 文件掃描器對光學字符識別率準確度超過八成、表格文件逾九成，在市場中沒有幾多個系統做得到。
免費 CaptureOnTouch Pro 掃描應用程式一鍵完工
小型座枱式掃描器大有市場價值，還在於卓越功能。其中 R40 文件掃描器的自動送紙器具備超聲波偵測功能，避免紙張重叠及減少卡紙情況，最多可放 60 張紙張，支援尺寸至 A4 ，其進紙機可處理多種紙質文件，包括薄紙甚至塑料卡均可快速處理。
CaptureOnTouch Pro 掃描應用程式更是幫助用戶提升工作效率的關鍵。配合機身上的實體鍵 ，按一鍵即可將文件掃描至電郵或掃描至電腦桌面，又可按個人需要自定捷徑（ Shortcut ）。用戶毋須為文件進行事前設定，軟件會為每份文件自動調校光度及對比度，確保圖像及內容清晰，有助準確擷取所需數據，加入索引及分類等，輕鬆應付工作所需，簡化日常流程。
此軟件還支援 Barcode（ 條碼 ）及 QR Code（ 二維碼 ）掃描分類，先為文件類別設提供指定條碼，然後將條碼放在一叠同類的文件前，一次過掃描，系統便會有序井然地存檔。這功能過去只會在高級機種提供，現在入門級的 R40 文件掃描器透過免費的跟機軟件已可做到。
會計審計自攜掃描器效率倍增
R40 文件掃描器在日常工作環境中會是不起眼卻不可缺的工具。以會計、審計員為例，每每要定時替客戶入帳及核數，當中有大量文件及帳單需即時處理，惟基於安全理由，客戶的多功能打印機未必開放給外判服務，R40 文件掃描器此時便能發揮最大作用，R40 機身細小，重量只有 2.8kg，方便會計、審計員便攜至客戶辦公室即時掃描文件。
又如市務及銷售部的同事同樣每月要申報開支，需要遞交單據副本；若遇有大型活動，隨時要處理大量收據及客戶卡片。R40 掃描卡片的能力亦毋庸置疑，可一次過掃描數十張卡片，並兼容市場上熱門的卡片軟件。相比專用卡片掃描器，或以智能手機鏡頭逐張卡片掃描，效率高得多，讓同事更有效整理客戶及潛在客戶的資料庫。
R40 文件掃描器是毋須配合電腦使用，功能亦比便攜式掃描器全面及高速，如有一定數量文件需要處理的用戶，絕對可借助它提升生產力。
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